Contexte et enjeux
Suite à la mise en production d’un outil Gestion Finance (SAP S/4 Hana), un énergéticien a souhaité pérenniser un dispositif d’utilisateurs relais, afin de consolider l’appropriation des fonctionnalités de l’outil et contribuer à la réalisation des gains pour les métiers (600 utilisateurs au sein de l’ensembles des entités du Groupe)
La constitution d’une communauté Gestion Finance a pour objectif de faciliter la prise en main de l’outil, le partage transverse de bonnes pratiques et la démultiplication des usages.
Le Groupe a fait appel à Atlante pour l’appuyer sur la mise en place et l’animation d’une communauté.
Notre intervention
- Cadrer et formaliser les objectifs et enjeux de la communauté, ainsi que les rôles et missions des utilisateurs relais
- Définir les rites et rythmes ainsi que le dispositif associé (sharepoint, teams), organiser les réunions mensuelles de la communauté
- Mettre à disposition des utilisateurs relais les ressources leurs permettant d’accompagner les utilisateurs sur leurs périmètres (fiches processus, fiches mémos, rappel des dates de formation…)
- Coordonner le partage des retours d’expériences et bonnes pratiques afin d’accroître les échanges transverses
- Proposer des points de situation individuels aux utilisateurs relais pour approfondir les points remontés en réunion communauté
- Assurer le suivi des demandes des utilisateurs relais
Éléments clés et bénéfices clients
Les réunions mensuelles de la communauté et le dispositif associé facilitent le partage d’informations entre experts SI et métiers et également entre les utilisateurs relais des différentes entités métiers
L’incitation au partage transverse entre utilisateurs (présentations croisées de fonctionnalités utilisées) apporte une valeur ajoutée très appréciée en facilitant les pratiques au quotidien
Le réseau d’utilisateurs permet une remontée des avis, des difficultés constatées nécessitant un accompagnement plus poussé et des besoins d’évolutions pour accroître la performance opérationnelle des métiers.
Atlante a pu apporter son expérience en animation de communautés et mise en place de canaux de communication adaptés.
