Contexte et enjeux
La fonction finance utilise un outil SI pour lequel la documentation est produite de façon délocalisée, au sein des entités, et qui pâtit d’un faible niveau de communication. Pour répondre aux besoins de communication et au besoin d’une base documentaire centralisée, l’entité SI en charge de l’AMOA d’une Direction Financière, a lancé une démarche de réactivation d’un réseau de relais nationaux et locaux.
Pour nourrir la base documentaire centralisée, l’entité SI a lancé un jeu concours auprès d’autres entités, destiné à récolter de façon rapide et spontanée des modes opératoires, fiches réflexes, tutos, bonnes pratiques…
L’énergéticien a fait appel à Atlante pour appuyer l’organisation de ce jeu concours, de la partie amont, à la communication au réseau des documents lauréats finaux, en passant par l’organisation du jury, la notation et la remise des prix.
Notre intervention
- Sur la partie amont : organisation des règles du jeu, définition du calendrier, sollicitation des membres du jury, établissement d’un plan de communication et d’une identité visuelle, construction de la plateforme de dépôt des dossiers.
- Pendant le jeu concours : suivi du dépôt des candidature (65 dossiers déposés, regroupant 130 documents, issu de 18 entités), réponses aux questions des participants, définition de la composition finale du jury, vérification de la conformité des documents, allocation des documents par jury, définition du système de notation et des prix, préparation de la cérémonie de remise des prix et des lots.
- Après la cérémonie de remise des prix : valorisation des documents lauréats auprès du réseau des relais, mise à disposition des documents sur la base documentaire partagée pour accès au plus grand nombre.
Eléments clés / bénéfices clients
Le jeu concours a permis de récupérer de façon simple et ludique une documentation assez complète, pouvant être utile au plus grand nombre et améliorer la prise en main de l’outil.
L’organisation du jeu concours a permis de mobiliser les équipes d’utilisateurs relais, qui l’ont fait connaître auprès des utilisateurs finaux.
L’intervention d’experts métiers pour juger la qualité et la pertinence des documents a permis un partage transverse de ces documents au-delà des équipes projet.
